Evenement organiseren

Wilt u in Echt-Susteren een evenement organiseren? Vraag dan een evenementenvergunning aan. Soms hoeft u een evenement alleen bij de gemeente te melden.

Wat u moet weten

Hoe werkt het?

Er zijn 4 soorten evenementen:

Kleine A- evenementen: eendaagse evenementen met een laag risico waarbij:

  • Er niet meer dan 100 personen aanwezig zijn.
  • De activiteiten tussen 12.00 uur en 0.00 uur zijn.
  • Er geen muziek is vóór 12.00 uur of na 23.00 uur.
  • De activiteiten niet op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats gehouden worden én zij het verkeer en de hulpdiensten niet hinderen.
  • De objecten die worden geplaatst niet groter zijn dan 50 vierkante meter per object.
  • Het evenement 4 weken van tevoren bij de burgemeester is gemeld.

A-evenementen: evenementen met een laag risico.

B-evenementen: evenementen met verhoogde aandacht en een gemiddeld risico. Dit is een evenement met een lokale of regionale uitstraling. Bij zo'n evenement wordt publiek van binnen en buiten de gemeente verwacht.

C-evenementen: grootschalige evenementen met een verhoogd risico. Dit is een evenement met een sterke bovenregionale uitstraling. Er wordt veel publiek van buiten de gemeente verwacht.

Wat moet u doen?

Door het invullen van het meld- en aanvraagformulier evenementen kunt u bepalen in welke categorie uw evenement valt. Twijfelt u? Neem contact met ons op. Als u het meld- en aanvraagformulier evenementen invult, doet u automatisch een melding 'Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen'. Die hoeft u dus niet meer apart bij ons in te dienen.

Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (BGBOP)
Per 1 januari 2018 geldt het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (BGBOP). Dit besluit stelt onder andere strenge eisen aan de tekening die bij een aanvraag moet worden ingediend. De voorschriften van dit Besluit gelden voor alle evenementen of activiteiten die buiten plaatsvinden. Bekijk het BGBOP.

Veiligheidsplan

Stuur naast het aanvraagformulier ook een veiligheidsplan en tekeningen mee. Een voorbeeld van een veiligheidsplan vindt u op de website van de Veiligheidsregio Noord-Limburg. De tekeningen moeten voldoen aan de nieuwe indieningsvereisten. Deze eisen staan op het aanvraagformulier.

Registratie zorgcontacten en zorgverlening tijdens evenementen

De EHBO-leverancier moet de zorgcontacten tijdens het evenement registreren. Na het evenement stuurt hij deze registratie aan de Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR). Dit kan per e-mail via [email protected]. In onderstaande flyer vindt u meer informatie over zorgverlening tijdens evenementen.

Evenementenverkeersregelaars

Wilt u een evenement op de openbare weg organiseren? Een sportevenement of optocht, bijvoorbeeld? Dan bent u verplicht om evenementenverkeersregelaars in te zetten. Neem voor meer informatie contact op met Stichting Menswel.

Andere vergunningen of ontheffingen

Het kan zijn dat u naast het bovenstaande nog andere vergunningen, ontheffingen of toestemmingen nodig heeft voor uw evenement. Bijvoorbeeld een parkeerontheffing of tijdelijke ontheffing voor het schenken van alcohol. Die moet u apart aanvragen bij de gemeente.

Nadere regels

Bij het organiseren van een evenement moet u altijd voldoen aan de nadere regels van de gemeente. Deze regels gaan onder andere over veiligheid en muziekgeluid. Bekijk de nadere regels evenementen.

Aanvragen

Wanneer is een melding voldoende?

Voor een klein evenement, dat géén vechtsportevenement is, is een melding voldoende als:

  • Er niet meer dan 100 personen aanwezig zijn.
  • De activiteiten tussen 12.00 uur en 0.00 uur zijn.
  • Er geen muziek is vóór 12.00 uur of na 23.00 uur.
  • De activiteiten niet op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats gehouden worden én zij het verkeer en de hulpdiensten niet hinderen.
  • De objecten die worden geplaatst niet groter zijn dan 50 vierkante meter per object.
  • Het evenement 4 weken van tevoren bij de burgemeester is gemeld.

Wanneer een evenementenvergunning aanvragen?

A-evenementen

  • Vraag een vergunning aan bij de gemeente. Gebruik hiervoor onderstaand meld- en aanvraagformulier evenementen.
  • Doe dit 8 weken voor het evenement.

B-evenementen

  • Vraag een vergunning aan bij de gemeente. Gebruik hiervoor onderstaand meld- en aanvraagformulier evenementen.
  • Doe dit 14 weken voor het evenement.
  • Stuur ook een veiligheidsplan mee.

C-evenementen

  • Vraag een vergunning aan bij de gemeente. Gebruik hiervoor onderstaand meld- en aanvraagformulier evenementen.
  • Doe dit 26 weken voor het evenement.
  • Stuur ook een veiligheidsplan mee.

Binnen welke termijn?

  • Melden klein A-evenement: binnen 4 weken voor aanvang van het evenement;
  • Vergunningaanvraag A- evenement: binnen 8 weken voor aanvang van het evenement;
  • Vergunningaanvraag B- evenement: binnen 14 weken voor aanvang van het evenement:
  • Vergunningaanvraag C- evenement: binnen 26 weken voor aanvang van het evenement.

Formulieren

  • Voor een melding of een vergunningsaanvraag vult u onderstaand formulier in. Stuur het op naar de gemeente. Dit kan ook digitaal als bijlage bij het contactformulier. Let op: alleen een contactformulier invullen is niet voldoende. Stuur het aanvraagformulier als bijlage mee.
  • Lees het formulier en de bijlagen goed door. Hierin is aangegeven waar u aan moet denken en wat u moet meesturen.
  • Stuur bij een B of C-evenement naast het aanvraagformulier en bijlage ook een veiligheidsplan mee.
     

Stuur de formulieren naar:

Gemeente Echt-Susteren
Postbus 450
6100 AL Echt

Duur van afhandeling?

Het afhandelen van de vergunning duurt normaal 8 weken. Deze termijn kan met 8 weken worden verlengd.
Bent u het niet eens met onze beslissing over een evenement? Dan kunt u binnen zes weken bezwaar maken.

Kosten

  • A-evenement: het melden van een A-evenement is gratis.
    Is het A-evenement vergunningplichtig? Dan gelden dezelfde kosten als bij een B- en C-evenement.
  • B- en C-evenementen: per 1 januari 2025 zijn de legeskosten voor het behandelen van een aanvraag voor een vergunning voor het organiseren van evenementen en markten:
    • Voor commerciële organisaties/particulieren: € 52,75
    • Voor organisaties in de gemeente Echt-Susteren die zich richten op sociaal culturele- en sportactiviteiten: € 21,30

Incidentele festiviteit

Wilt u in uw horeca-inrichting een festiviteit organiseren waarbij versterkte muziek wordt geproduceerd, bijvoorbeeld een feestavond met DJ in de kantine of uw café? Dan kunt u maximaal 6 keer per kalenderjaar een incidentele festiviteit melden. De geluidsnormen die normaal gesproken gelden, worden tijdens deze festiviteit verruimd.

Wat moet ik doen?

Vul de digitale vergunningscheck in om te achterhalen of u een melding in kunt dienen. Volgt uit de check dat u een melding in kunt dienen, dan kunt u aansluitend het aanvraagformulier invullen. Vul de gevraagde gegevens in.
Let op: u moet de festiviteit minimaal 2 weken van tevoren melden.